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Gestão de Documentos

A partir da versão 5.6.0, o KFlow passou a contar com o módulo Gestão de Documentos, que oferece controle total sobre os documentos vinculados aos workflows e às contas de faturamento.

Com esse recurso, é possível:

  • Pesquisar documentos já cadastrados no sistema.
  • Inserir documentos diretamente nos workflows.
  • Movimentar documentos entre setores (origem e destino).
  • Receber documentos, registrando sua chegada no setor de destino.
  • Editar o responsável pelo documento.
  • Exportar documentos em planilha Excel.
  • Acompanhar a movimentação da conta, com informações como:
    • Data da movimentação
    • Documento vinculado
    • Remetente
    • Setor de origem
    • Setor de destino

Além disso, o sistema permite a criação de protocolos de movimentação, que organizam e formalizam o envio físico dos documentos entre setores da instituição.

Esse módulo garante mais segurança, rastreabilidade e agilidade na gestão documental, centralizando todas as informações em um único local.

Configuração

Para utilizar o módulo de Gestão de Documentos no KFlow, é necessário realizar a configuração dos seguintes itens:

  • Perfil de acesso dos usuários: definir quais permissões cada usuário terá dentro do módulo.
  • Setores de documentos: cadastrar os setores que participarão da movimentação dos documentos.
  • Tipos de documentos: registrar os documentos que serão gerenciados no sistema.

Essas configurações são essenciais para o funcionamento correto do módulo, garantindo segurança, rastreabilidade e controle em todas as etapas da gestão documental.

 

Configuração – Cadastro de Setores

Para que o módulo de Gestão de Documentos funcione corretamente, é necessário cadastrar os setores de documentos que participarão das movimentações.

Consulte nosso guia completo:

Guia de Cadastro de Setores

 

Configuração – Cadastro de Documentos

Também é necessário cadastrar os tipos de documentos que serão utilizados no fluxo de movimentação.

Consulte nosso guia completo:

  • Guia de Cadastro de Documentos

https://ajuda.kentech.com.br/cadastro-de-acoes-do-workflow-tipo-de-documento/

 

Perfis de Acesso:

1 – Acesse o menu de Perfis de Acesso.

 

2 – Crie um novo perfil.

 

  1. Localize o novo perfil, no botão ‘Vincular Módulos ’ marque a opção “Documentos” para liberar o acesso ao módulo. Em seguida, selecione os privilégios específicos dentro do módulo, conforme a necessidade do usuário:
  • Documentos – Inserção: permite adicionar documentos aos workflows.
  • Documentos – Edição em Lote: permite editar documentos em lote.
  • Documentos – Exclusão em Lote: permite excluir o lote de recebimento dos documentos.

 

Para maiores ifnormações consulte nosso guia de ajuda sobre como criar um perfil de acesso:

 

Perfis de Acesso: Controle de Acesso ao Perfil por Setor

Após a criação de um novo perfil de acesso, será necessário liberar o acesso aos setores de documentos que esse perfil poderá utilizar no módulo de Gestão de Documentos.

Essa liberação garante que o usuário vinculado ao perfil consiga visualizar e interagir apenas com os setores autorizados.

Importante: Sem essa liberação, o usuário não conseguirá visualizar ou movimentar documentos vinculados ao setor.

1 – Acesse o menu de Controle de Acesso – Perfil x Setor

 

2 – Escolha o workflow que será configurado e, em seguida, selecione o perfil de acesso desejado.

 

3 – Clique no botão Vincular Setor para realizar a liberação. Selecione os setores que esse perfil poderá acessar.