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Gestão de Documentos
A partir da versão
5.6.0, o KFlow passou a contar com o módulo
Gestão de Documentos, que oferece controle total sobre os documentos vinculados aos workflows e às contas de faturamento.
Com esse recurso, é possível:
- Pesquisar documentos já cadastrados no sistema.
- Inserir documentos diretamente nos workflows.
- Movimentar documentos entre setores (origem e destino).
- Receber documentos, registrando sua chegada no setor de destino.
- Editar o responsável pelo documento.
- Exportar documentos em planilha Excel.
- Acompanhar a movimentação da conta, com informações como:
- Data da movimentação
- Documento vinculado
- Remetente
- Setor de origem
- Setor de destino
Além disso, o sistema permite a
criação de protocolos de movimentação, que organizam e formalizam o
envio físico dos documentos entre setores da instituição.
Esse módulo garante mais segurança, rastreabilidade e agilidade na gestão documental, centralizando todas as informações em um único local.
Configuração
Para utilizar o módulo de
Gestão de Documentos no KFlow, é necessário realizar a configuração dos seguintes itens:
- Perfil de acesso dos usuários: definir quais permissões cada usuário terá dentro do módulo.
- Setores de documentos: cadastrar os setores que participarão da movimentação dos documentos.
- Tipos de documentos: registrar os documentos que serão gerenciados no sistema.
Essas configurações são essenciais para o funcionamento correto do módulo, garantindo segurança, rastreabilidade e controle em todas as etapas da gestão documental.
Configuração – Cadastro de Setores
Para que o módulo de
Gestão de Documentos funcione corretamente, é necessário cadastrar os
setores de documentos que participarão das movimentações.
Consulte nosso guia completo:
Guia de Cadastro de Setores
Configuração – Cadastro de Documentos
Também é necessário cadastrar os
tipos de documentos que serão utilizados no fluxo de movimentação.
Consulte nosso guia completo:
- Guia de Cadastro de Documentos
https://ajuda.kentech.com.br/kflow-cadastro-de-acoes-do-workflow-tipo-de-documento/
Perfis de Acesso:
1 – Acesse o menu de
Perfis de Acesso.
2 – Crie um novo perfil.
- Localize o novo perfil, no botão ‘Vincular Módulos ’ marque a opção “Documentos” para liberar o acesso ao módulo. Em seguida, selecione os privilégios específicos dentro do módulo, conforme a necessidade do usuário:
- Documentos – Inserção: permite adicionar documentos aos workflows.
- Documentos – Edição em Lote: permite editar documentos em lote.
- Documentos – Exclusão em Lote: permite excluir o lote de recebimento dos documentos.
Para maiores ifnormações consulte nosso guia de ajuda sobre como criar um perfil de acesso:
Perfis de Acesso: Controle de Acesso ao Perfil por Setor
Após a criação de um novo
perfil de acesso, será necessário
liberar o acesso aos setores de documentos que esse perfil poderá utilizar no módulo de Gestão de Documentos.
Essa liberação garante que o usuário vinculado ao perfil consiga visualizar e interagir apenas com os setores autorizados.
Importante: Sem essa liberação, o usuário não conseguirá visualizar ou movimentar documentos vinculados ao setor.
1 – Acesse o menu de
Controle de Acesso – Perfil x Setor
2 – Escolha o workflow que será configurado e, em seguida, selecione o perfil de acesso desejado.
3 – Clique no botão Vincular Setor para realizar a liberação. Selecione os setores que esse perfil poderá acessar.
